鶴岡みらい健康調査

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成30年2月16日
鶴岡みらい健康調査参加者　各位
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　鶴岡みらい健康調査事務局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（慶應義塾大学　先端生命科学研究所
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　医学部衛生学公衆衛生学）

　　　　　　鶴岡みらい健康調査ニューズレターの送付宛名間違いのお詫びとご報告

　平素は、鶴岡みらい健康調査へご参加・ご協力いただき厚く御礼申し上げます。
　このたび、平成30年2月14日（水）、15日（木）にダイレクトメール（DM）にて送付した「鶴岡みらい健康調査ニューズレター」において、送付用封筒に貼付された宛名シールのご住所とお名前が一致しないDMを送付する事象が発生いたしました。
　調査参加者各位には、多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを、ここに深くお詫び申し上げます。
　同時に今後このような誤りが起こらないように業務管理の徹底を図っていく所存であります。
　調査の結果、以下に現時点で確認された事実と今後の対応について、ご報告申し上げます。

１．経緯
　ニューズレターの印刷業務を委託している業者において、発送対象者である10,870人のうち、10,831人の氏名について、宛名リスト作成の手順の誤りにより、ご住所とお名前が一致しない宛名シールを作成し、発送するという誤りが発生しました。なおニューズレターは、調査全体についてお知らせしており、個々の健康に関する情報は一切記載しておりません。

２．対応
　ニューズレターの印刷業務を委託している業者において、ご住所とお名前が一致する形に修正し、早急にニューズレターを再送させていただきます。
　また、本件に関するお問い合わせは、下記電話番号にお願いいたします。

本件に関するお問い合わせ先 慶應義塾大学医学部　衛生学公衆衛生学 電話番号　03－5363－3756 受付時間　9時～16時（平日）

３．対策
　今後は、ニューズレターの印刷業務を委託している業者に対して、宛名作成手順の改善を求めるとともに、DM発送用宛名の作成時には、住所と氏名が一致するか、複数人で目視で確認し、ダブルチェックを徹底することで、再発防止を図ってまいります。

　なお、送付に際して使用したデータは、調査参加者のご住所、お名前となっており、当事務局と受託業者との契約上、発送作業終了後、データを適正に廃棄することとなっておりますが、誤って作成されたデータを含め、適正に廃棄されることを今後確認してまいります。

　また、宛名間違いのダイレクトメールは、お手数ではございますが、破棄していただけますよう、お願い申し上げます。

　このたびは、皆様に多大なるご心配とご迷惑をおかけいたしましたこと、ここに謹んで深くお詫び申し上げます。皆様からの温かいご支援・ご協力により、今後一層の業務管理の徹底に努め、鶴岡市民の皆様の健康・長寿に貢献できる研究に邁進していく所存でございます。今後とも変わらぬご支援・ご協力を賜りますようお願い申し上げます。